É bastante comum que escritórios de advocacia façam uso de sistemas de gerenciamento em nuvem, onde cada área realiza a integração de suas equipes a partir de uma ferramenta exclusiva.
Embora isso seja interessante para aquele núcleo específico, quando se olha para o cenário macro, percebe-se que, por conta de cada setor possuir seu próprio sistema de gestão, a comunicação entre diferentes áreas fica prejudicada, é quando o ERP entra como uma potencial solução de integração.
Quer entender o que é o ERP, como essa ferramenta funciona e quais os benefícios da sua aplicação no setor jurídico? Confira essas informações através do conteúdo a seguir:
- ERP: o que é?
- Como o ERP funciona?
- Quais são as vantagens de um sistema ERP?
ERP: o que é um sistema ERP e para que serve?
ERP é uma sigla para o termo Enterprise Resource Planning – que traduzido para o português, significa: “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Trata-se de uma ferramenta aplicada à gestão empresarial, que possui a capacidade de integrar todas as informações da organização em um único sistema de controle.
Dessa forma, diferentemente dos sistemas segregados por cada setor, temos a aplicação de uma ferramenta capaz de fornecer transparência, colaboração entre times e a troca de informações e estratégias com o objetivo de proporcionar uma melhor tomada de decisão e garantir mais eficiência e eficácia para execução das tarefas dentro do escritório.
Qual a diferença entre um ERP e um CRM?
O ERP costuma ser confundido com os sistemas de CRM. Entretanto, essas ferramentas possuem objetivos distintos e por isso, devemos entender quais são as suas diferenças e qual desses sistemas podemos melhor aplicar nos escritórios de advocacia.
Também conhecido como Gestão de Relacionamento com Cliente, o CRM é uma ferramenta desenvolvida para integrar informações e ferramentas pertinentes às atividades desenvolvidas para melhorar a relação entre consumidor e empresa.
Quando utilizado no escritório, o CRM possibilita a redução da distância entre advogado e o cliente de forma prática e simples. Porém, esse sistema não é capaz de atender a todas as demandas da empresa.
Já o ERP tem como objetivo integrar todas as informações relacionadas aos dados obtidos no escritório, independente de quais atividades estão sendo realizadas nos setores internos da empresa.
Para o setor jurídico, esse tipo de ferramenta é extremamente relevante pois reduz a carga de trabalho voltada à busca de documentos físicos e informações dos clientes, em diferentes bancos de dados.
Além disso, é possível que um sistema de ERP tenha um módulo de CRM, unindo a capacidade operacional e tática de ambos os softwares para um sistema de gestão mais fluido e estratégico.
Como o ERP funciona?
Como dito anteriormente, um escritório pode ter diversas ferramentas de gestão atuando em setores distintos da corporação. Como consequência, um advogado que deseja obter uma visão mais ampla das informações pertinentes aos contratos e processos acaba tendo que navegar por diversos sistemas diferentes para obter uma avaliação mais completa sobre o caso.
Entretanto, é justamente nesse processo de cruzar as informações de diferentes sistemas que dados são copiados e removidos, originando problemas voltados à quebra de sigilo e vazamento de informações protegidas pela LGPD.
Mas com a utilização do ERP, esses problemas podem ser solucionados. A ferramenta funciona através da coleta de dados de diferentes sistemas, organizando todo o volume de informações gerados pela empresa em uma plataforma mais robusta e completa.
A partir daí, temos a possibilidade de adicionar módulos operacionais que melhor funcionem no dia a dia para a gestão de contratos, pagamentos, novas informações de casos e banco de dados de clientes.
Dessa forma, é possível gerar oportunidade para que a empresa consiga rodar o sistema em todos os departamentos, facilitando o fluxo de informação para a tomada ágil de decisão.
O que é um sistema ERP e para que serve: veja quais são as vantagens de um sistema ERP!
Um sistema de ERP apresenta inúmeros benefícios para a gestão de um escritório de advocacia e outras corporações do setor jurídico. Tanto para o acompanhamento constante de demanda de clientes, para casos encerrados e controle de notas fiscais, como também para a manutenção da segurança desses dados, contribuindo assim, para a atuação eficiente na garantia da Lei Geral de Proteção de Dados.
Isso refletirá não apenas na fluidez dos processos da organização, como também num melhor posicionamento da empresa frente ao mercado. Onde os investidores, parceiros e, principalmente, os seus clientes, poderão visualizar uma empresa mais organizada e transparente onde apostar seus recursos.
Dentre os benefícios de obter um sistema ERP temos:
- Redução significativa de tempo investido para o controle de entregas e fechamento de casos;
- Fonte mais confiável de informações;
- Atualizações em tempo real disponível para todos;
- Transparência para o cliente;
- Aumento de produtividade como consequência da comunicação eficiente de dados e informações relevantes;
- Redução de riscos e erros;
- Identificação de troca de dados entre setores e o bloqueio ágil de entradas suspeitas (como hackers e vírus) com o uso automatizado de firewalls;
- Redução de custos e tempo na gestão de compliance, no fechamento contábil e fiscal, na apuração de impostos e contribuições e no controle de bens patrimoniais;
- Armazenamento e compartilhamento seguro e criptografado de dados em tempo real para os clientes;
- Acompanhamento fácil e rápido de todo o processo que envolve a compra, recebimento, novos contratos, documentos e dados, que antes eram fornecidos por escrito;
Quer saber como você pode aplicar um sistema de ERP para melhorar a gestão do seu escritório de advocacia? Entre em contato com os especialistas da Ubistart e saiba como inserir um sistema de ERP para realizar a integração dos módulos de informação, promovendo uma gestão mais fluida de dados e recursos através de um só sistema.
